Paso a paso para hacer inventario e informes

Este video es una introducción de los pasos generales para poder realizar un inventario y sus informes correspondientes.

Paso 0. Cambiar fecha a vehículos sin terminar

Usualmente en los talleres de colisión, quedan vehículos sin finalizar su proceso cuando se realiza el inventario. Si no cambias la fecha de estos vehículos a un momento futuro, tendrás dificultad para finalizar los registros de entrega de materiales del vehículo. 

Solución: Cambiar la fecha de ingreso de los vehículos que no se han finalizado, a una fecha futura.

Paso 1. Ingreso y revisión de pedidos o facturas

Este paso es fundamental porque no registrar pedidos o facturas, generará pérdidas porque no se cobra el material o desconfianza en los informes de gestión.

Tienes 3 formas de registrar los pedidos:

1. Manualmente con los documentos físicos

2. Manualmente con listado de pedidos o traslados de SAP. 

3. Integración (automática) de pedidos y  traslados. Para versiones superiores a SysColor Connect

Paso 2. Registro de inventario

Para poder realizar un informe con datos reales es necesario realizar un inventario. Ten en cuenta la fórmula de consumo

Consumo Real = Inventario Inicial + Pedidos del periodo - Inventario final

Ejemplo:

Inventario Inicial en Enero de 2025:    1000 gramos

Pedidos del periodo de Enero 2025:    500 gramos

Inventario Final de Enero 2025:           800 gramos

Consumo Real: 1000 gramos + 500 gramos - 800 gramos = 700 gramos consumidos

Este  cálculo  se realiza producto por producto para tener claridad del balance de materiales. 

Nota: No olvides que el  inventario se realiza por orden de la estantería de arriba a abajo e izquierda a derecha

Paso 3. Facturación del taller a sus clientes

Los talleres de hoy en día buscan conocer y mejorar la rentabilidad (o más precisamente utilidad bruto) por cada orden de trabajo.

Para satisfacer este requerimiento, debemos asegurar que cada orden de trabajo no solamente tenga registrado su costo de materiales sino que también tenga el valor facturado de materiales (y en algunos casos también de mano de obra) a las aseguradoras o clientes particulares

Hay tres métodos para cargar la información de facturación:

1. Manualmente en el campo de Facturación Provisional

2. Manualmente en la pestaña de utilidad

3. Cargando automáticamente un archivo de Excel a SysColor a final de mes

Paso 4. Informes One Click

Para evitar gran consumo de tiempo generando informes, se desarrollaron los informes One Click.

VENTAJAS

Informe en 4 minutos

Gráficos para mejor entendimiento de tendencias históricas

Incluye análisis de rentabilidad

Multi-taller, quiere decir que para empresas que tienen varios talleres, se pueden ver todos los resultados en un solo informe

Profundización (Drill down): Permite ver datos generales y mediante tablas y gráficos dinámicos se puede profundizar en la información

DESVENTAJAS

El consumo de productos del mes, no coincide exactamente con el consumo de los vehículos que entraron en el mes dado que algunos vehículos pueden tener consumos en uno o varios meses.

Paso 5. Finalizar y guardar datos de cierre

Para asegurar que SysColor guarda los datos del cierre  de manera que se pueda acceder a los indicadores históricos del resumen ejecutivo, es necesario ejecutar el paso 5.